0

1 сентября отрасль грузоперевозок переходит на электронный документооборот

С 1 сентября 2026 года электронный документооборот в сфере перевозок становится обязательным для всех участников логистической цепочки, включая получателей грузов.

Это следует из положений Федерального закона № 140-ФЗ от 07.06.2025, который закрепляет переход на электронные перевозочные документы.

Грузополучатели больше не рассматриваются как пассивная сторона. Приемка груза сопровождается обязательным подписанием электронной транспортной накладной. Ранее эта процедура выполнялась на бумаге при выгрузке, теперь — в цифровом формате с использованием квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Фактически роль получателя закреплена на уровне структуры документа. В электронной транспортной накладной предусмотрено четыре титула, и один из них формирует именно получатель. Он подтверждает факт приемки груза, фиксирует замечания и завершает часть документооборота со своей стороны.

Работа с ЭТрН невозможна без подключения к оператору электронных перевозочных документов. Все участники — отправитель, перевозчик и получатель — должны быть подключены к аккредитованным сервисам. Только в этом случае обеспечивается передача данных в ГИС ЭПД и формирование юридически значимого документа.

При этом для грузополучателя предусмотрена особенность: он не инициирует документооборот и, как правило, не несет затрат за формирование накладной. Однако отсутствие подключения блокирует процесс — перевозка не может быть корректно завершена без подписи получателя.

После перехода на электронный формат меняется и порядок контроля. Вместо бумажных накладных используется цифровая запись в системе, а водитель предъявляет QR-код, сформированный в ГИС ЭПД. Это означает, что данные должны быть корректно переданы всеми участниками, включая принимающую сторону.

Дополнительно в электронный формат переводится не только транспортная накладная. В обязательный перечень входят:

• заявки и заказы на перевозку;
• поручения экспедитору;
• экспедиторские и складские расписки;
• железнодорожные и авианакладные.

Исключения для бумажного оформления будут ограниченными и определяться Минтрансом отдельно.

Для бухгалтерии это изменение означает необходимость пересмотра внутреннего документооборота. Электронные перевозочные документы становятся основанием для учета расходов и подтверждения операций, а их отсутствие — потенциальным налоговым риском.

Как подготовиться к переходу на ЭТрН? Компании-получатели грузов должны заранее выстроить процессы:

• подключиться к оператору ЭПД;
• оформить электронные подписи для ответственных сотрудников;
• определить порядок подписания документов при приемке;
• интегрировать ЭДО с учетной системой;
• обучить сотрудников, участвующих в приемке грузов.

Подробнее о порядке применения ЭДО в транспортной отрасли можно узнать на сайте ФНС России.

Похожие статьи