Сдача отчетности в электронном виде

Принимаем отчеты в электронной форме

С января 2010 года организации и предприятия со среднесписочной численность более 100 человек должны сдавать расчет по форме 4-ФСС РФ в электронном виде с электронной цифровой подписью (ЭЦП). Эту норму для них устанавливает вступивший в силу закон №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» от 24.07.2009 г. Фонд социального страхования Российской Федерации создал технологию приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, описание которой размещено на официальном сайте Фонда (www.fss.ru).

Обращаем Ваше внимание на то, что для подготовки к сдаче расчета по форме 4-ФСС РФ в электронном виде с ЭЦП необходимо:

Обратиться в удостоверяющий центр (УЦ) специализированной организации (спецоператора связи) и получить ключевую информацию (закрытый ключ ЭЦП и сертификат открытого ключа ЭЦП) для сдачи отчетности в Фонд социального страхования Российской Федерации (далее – Фонд). Сертификат ключа подписи должен иметь дополнительные поля со сведениями об уникальном регистрационном номере страхователя (10 знаков), присвоенном исполнительным органом Фонда (далее – ИОФ) страхователю при его регистрации, и о коде ИОФ.

Выбранный УЦ, должен установить доверительные отношения с УЦ Фонда, пройдя процедуру кросс-сертификации с УЦ Фонда, либо пройдя процедуру кросс-сертификации с доверенным УЦ Фонда. Список доверенных УЦ Фонда будет опубликован на официальном сайте Фонда www.fss.ru.

Для сдачи расчета по форме 4-ФСС РФ в электронном виде с ЭЦП необходимо последовательно выполнить следующие шаги:

1. Подготовить расчет по форме 4-ФСС РФ в электронном виде и сохранить его как файл. Подготовить расчет можно одним из двух способов: зарегистрироваться в поисково-мониторинговой системе Фонда (портал fz122.fss.ru), получить расширенные права доступа и воспользоваться предоставляемым порталом бесплатным сервисом подготовки расчета по форме 4-ФСС РФ или воспользоваться возможностями программного обеспечения сторонних производителей.

2. Зашифровать полученный файл с расчетом и подписать его ЭЦП, воспользовавшись имеющимся программным обеспечением для работы со средствами криптографической защиты информации (СКЗИ).

3. Передать полученный файл с расчетом в ИОФ путём его загрузки в единую точку приёма в сети Интернет f4.fss.ru. В случае если нет доступа в сеть Интернет (или он запрещён политикой информационной безопасности), нужно записать файл с расчетом на машинный носитель информации (дискета 3.5’’, флэш-диск и т.п.) и, воспользовавшись услугами организации, предоставляющей сеансовый доступ в Интернет (ближайшее Интернет-кафе, отделение почтовой связи и др.), загрузить файл с расчетом в единую точку приёма f4.fss.ru.

4. Загруженный в единую точку приёма в сети Интернет файл с расчетом проходит следующие стадии обработки:

-  проверка названия и размера файла;

-  расшифровка и проверка ЭЦП страхователя;

- проверка соответствия структуры файла расчета утвержденному формату;

- форматно-логический контроль показателей расчета;

- обработка файла расчета в ИОФ в течение 24 часов с момента получения.

По итогам приема расчета ИОФ для страхователя формируется:

- квитанция о приеме расчета, в случае положительного результата выполнения всех этапов контроля;

- протокол проверки, в случае отрицательного результата какого-либо из этапов контроля, при этом страхователь должен устранить ошибки и повторить процедуру предоставления расчета.

Формируемую по итогам приема расчета ИОФ квитанцию о приеме расчета или протокол проверки расчета можно просмотреть на единой точке приёма f4.fss.ru.

Датой и временем приема расчета считаются соответственно дата и время (по серверу приема расчетов) создания квитанции о приеме расчета. При повторной отправке расчета одного и того же страхователя за один и тот же отчетный период, предыдущий расчет страхователя будет считаться недействительным.

По всем вопросам Вы можете обращаться на официальный сайт Фонда www.fss.ru.

Для предоставления отчета в электронном виде страхователь должен:

• установить в систему корневой сертификат УЦ ФСС РФ
• установить в систему сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ для шифрования отчета и проверки квитанции
• подготовить файл отчета в соответствиии с утвержденным Фондом социального страхования Российской Федерации форматом, удовлетворяющий контрольным соотношениямпоказателей форматно-логического контроля к расчету ¹
• подписать отчет электронной цифровой подписью должностного лица, имеющего право подписи отчета в электронном виде от имени юридического лица (страхователя) с точным выполнением требований к алгоритму формирования ЭЦП и правилам встраивания ЭЦП в файл отчета ²
• зашифровать полученный подписанный файл на открытом ключе получателя с использованием сведений об открытом ключе получателя из сертификата Фонда²
• передать полученный зашифрованный файл в Фонд социального страхования Российской Федерации, используя сервис загрузки файла.

Датой и временем приема отчета считаются соответственно дата и время (по серверу приема отчетности) поступления зашифрованного файла на шлюз Фонда. Квитанции о приеме отчета формируется в случае успешной проверки ЭЦП и форматно-логического контроля. Дата и время формирования квитанции фиксируется протоколе обработки поступившего файла и помещается в квитанцию. При повторной отправке отчета одного и того же страхователя за один и тот же отчетный период предыдущий отчет страхователя считается недействительным.

______________________________

Примечание 1:
- зарегистрированные на портале Фонда(http://fz122.fss.ru) пользователи, имеющие расширенные права доступа, могут подготовить отчет на портале и загрузить на свой компьютер готовый отчет в xml-формате. Разумеется, Вы можете использовать любое другое имеющееся у Вас программное обеспечение, поддерживающее данный формат

Примечание 2:
- для упрощения процесса, например, Вы можете использовать бесплатную утилиту для вызова СКЗИ, установленного на Вашем компьютере, которая позволит Вам зашифровать и подписать файл отчета, без применения специальных программ. Разумеется, Вы можете использовать и другое совместимое программное обеспечение.

Требования к оформлению отчета по ф.4-ФСС для использования сервиса:

• отчет должен быть подготовлен в виде файла в утвержденном xml-формате;
• показатели отчета в электронном виде должны удовлетворять требованиям, описанным в методике по заполнению отчета по Форме 4 ФСС РФ и контрольным соотношениям;
• xml-файл отчета не должен содержать комментариев;
• xml-файл отчета должен быть подписан ЭЦП страхователя;
• подписанный xml-файл отчета должен быть зашифрован на открытом ключе Фонда;
• наименование зашифрованного файла должно быть следующим:
  <номер страхователя>_<расчетный год>_<отчетный квартал>.ef4
  Номер страхователя — уникальный реестровый номер, присвоенный исполнительным органом Фонда страхователю при его регистрации, который совпадает с регистрационным номером страхователя для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а для страхователей - обособленных подразделений юридических лиц совпадает с дополнительным кодом обособленного подразделения.
  Номер отчетного квартала определяется тем же правилом, что и номер отчетного квартала на титульном листе. Например, зашифрованный файл расчета страхователя с реестровым номером 0112345678 за 1-й квартал 2010 года должен называться 0112345678_2010_3.ef4.
• размер зашифрованного файла не может быть больше 16 kb (16 x 1024байт).

Отправка отчетов по ф.4-ФСС в электронном виде:

• Выберите закладку "Отправка ф.4-ФСС";
• Нажмите кнопку "Обзор..."
• Выберите файл для отправки;
• Нажмите кнопку "Отправить";
• После отправки файла произойдет автоматический переход на страницу проверки статуса отчета.

Получение отчета о приеме ф.4-ФСС:

Отправленный отчет по ф.4-ФСС проходит несколько стадий обработки:

• проверка названия и размера зашифрованного файла;
• расшифровка и проверка электронной подписи;
• проверка соответствия структуры файла отчета утвержденному формату;
• логический и арифметический контроль показателей отчета.

Получение квитанции о приеме ф.4-ФСС:

После завершения обработки отчета в Фонде, со страницы проверки отчета можно скачать квитанцию о приеме ф.4-ФСС

Квитанция устанавливает взаимно-однозначное соответствие между представленным отчетом страхователя и датой-временем его получения, и заверяется подписью уполномоченного лица Фонда. Квитанция служит подтверждением факта получения и факта приема содержащегося в ней отчета страхователя, так и факта приема данного отчета в указанные моменты.

Квитанция представляет собой подписанный закрытым ключом Фонда и зашифрованный открытым ключом страхователя zip-архив(алгоритм zlib, метод deflate), содержащий протокол обработки файла отчета в html-виде и оригинальный xml-отчет с подписью страхователя

Нормативные документы, касающиеся сдачи отчетности в Фонд социального страхования РФ в электронном виде с применением электронно-цифровой подписи

• Федеральный закон о страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования №212-ФЗ
• Технология приема расчетов страхователейпо начисленным и уплаченным страховым взносам в системе Фонда социального страхования Российской Федерации в электронном виде с применением электронной цифровой подписи
• Разъяснение по Приложению №3 к Технологии приема расчетов страхователей